Comunicato stampa sotto embargo, che cos’è e quando usarlo?

Il tempismo nel lancio di una notizia gioca un ruolo a dir poco fondamentale. A volte, per darle maggior risalto, è importante anche che i media la pubblichino nello stesso momento. Per riuscire in questo intento, le agenzie di PR e ufficio stampa utilizzano lo strumento del comunicato stampa sotto embargo. Di che cosa si tratta?

Nelle prossime righe osserveremo da vicino le sue caratteristiche, così come ci soffermeremo sui vantaggi e i possibili rischi di una notizia sotto embargo.

Cos’è un comunicato stampa sotto embargo?

Per comprendere al 100% il senso del comunicato stampa sotto embargo partiamo proprio dal suo significato. La parola “embargo” esprime un concetto di blocco o divieto temporaneo. Applicato al mondo del giornalismo, significa fornire alle redazioni una notizia di rilievo, ma vincolata a un patto ben preciso: l’informazione non può essere svelata, pubblicata o trasmessa prima di una data e di un’ora stabilite preventivamente.

L’embargo viene ribadito anche nella dicitura del comunicato stampa. Infatti, in linea generale, all’inizio del testo viene inserita la frase “Rigorosamente riservato, non divulgare prima…” seguita dall’indicazione della data e dell’ora. La modalità sotto embargo deve anche essere specificata nell’oggetto dell’e-mail.

Ovviamente, il comunicato stampa sotto embargo non rappresenta un vincolo legale per le redazioni: si fonda tutto sulla fiducia reciproca tra giornalisti e ufficio stampa.

Alcuni esempi di comunicato sotto embargo

I casi più comuni di comunicati stampa sotto embargo riguardano il settore tecnologico. Molto spesso, le aziende inviano alle redazioni più rilevanti, ad esempio, il loro ultimo modello di smartphone una settimana prima del lancio ufficiale sul mercato. Questo lasso di tempo consente ai giornalisti di testare il prodotto e soprattutto di poter scrivere recensioni accurate in vista dell’uscita pubblica.

Al tempo stesso, i comunicati “embargati” possono essere utilizzati in ambito politico. Una comunicazione istituzionale di un ministro può essere inviata alle redazioni in anticipo per dar modo di strutturare al meglio le pagine e i servizi video.

Altri ambiti in cui l’embargo viene molto sfruttato sono quelli medici e finanziari. I comunicati riguardanti una scoperta clinica o il bilancio di un’azienda contengono dati molto sensibili: una fuga di notizie incontrollata potrebbe scatenare speculazioni economiche, turbative di mercato o, peggio, allarmismi e disinformazione tra i cittadini.

Perché si usa il comunicato sotto embargo?

L’obiettivo principale del comunicato sotto embargo è quello di orchestrare i tempi di uscita di una notizia per massimizzarne la risonanza mediatica. In teoria, questa strategia si base su una logica win-win, che porterà una serie di vantaggi sia ai giornalisti, sia all’ufficio stampa. Quali sono?

I vantaggi per i giornalisti

Il mondo delle news è frenetico: le redazioni fanno letteralmente a gara per arrivare prime su una notizia. Oggi ancora più che in passato, dato che le notizie viaggiano molto anche sui social. A volte, il desiderio di pubblicare prima degli altri, fa purtroppo passare in secondo piano la verifica delle fonti e tutti gli approfondimenti che una data notizia meriterebbe. Questo modus operandi può portare alla pubblicazione di informazioni incomplete o, peggio ancora, non completamente corrette. Il tutto può dunque causare anche un ritorno d’immagine negativo per la testata giornalistica.

Attraverso il comunicato stampa sotto embargo, invece, le redazioni possono “respirare” e hanno tutto il tempo necessario per:

• esaminare i documenti con calma;
• analizzare i dati scientifici dei report;
• richiedere interviste di approfondimento;
• costruire supporti grafici come infografiche e schede di riepilogo.

Tutte queste attività possono essere svolte senza l’assillo di dover pubblicare l’articolo prima degli altri per non perdere l’esclusiva.

I vantaggi per aziende e uffici stampa

Dall’altro lato le aziende e gli uffici stampa beneficiano di una copertura mediatica di qualità nettamente superiore. Il tempo concesso ai giornalisti si traduce in resoconti più fedeli, accurati e ricchi di dettagli.

Al tempo stesso l’embargo consente di generare un dirompente “effetto onda d’urto” sul mercato. Nel secondo esatto in cui il blocco temporale decade, le testate giornalistiche inizieranno a pubblicare la notizia quasi in contemporanea. Si crea così una reazione a catena mediatica, in grado di catalizzare l’attenzione dell’opinione pubblica e amplificare l’impatto del messaggio aziendale.

Quali sono i rischi dell’embargo?

Il rischio principale legato all’embargo è ovviamente la violazione del vincolo. Come abbiamo sottolineato precedentemente non è regolato a livello legale, ma si fonda esclusivamente sulla fiducia reciproca tra redazioni e ufficio stampa.

Nella maggior parte dei casi il vincolo può esser violato proprio per dare lo “scoop” prima degli altri. Un atteggiamento del genere da parte della redazione incrinerebbe però i rapporti con l’ufficio stampa. Infatti, è importante sottolineare che i contatti con i giornalisti sono essenziali per costruire una media list di valore per le agenzie di PR, ma al tempo stesso i tanti contatti in mano a queste ultime possono diventare molto rilevanti anche per i giornalisti stessi.

Tornando ai rischi dell’embargo, è importante sottolineare che questa particolare dinamica va usata con parsimonia e solo in caso di notizie sostanziali. Un uso inflazionato di questo strumento rischia invece di privare i contenuti di reale valore giornalistico e incrinare i rapporti con le redazioni.

I giornalisti inizierebbero a percepire queste limitazioni come un fastidioso e ingiustificato tentativo di controllare il loro flusso lavorativo. Di conseguenze, potrebbero decidere di ignorare sistematicamente le scadenze o, addirittura, di cestinare l’intera email. 

L’importanza del pre-contatto

Un altro aspetto importante a cui prestare attenzione è il pre-contatto.  Un comunicato sotto embargo non va mai spedito “alla cieca” a liste di contatti casuali. È necessario selezionare i referenti media più autorevoli e contattarli prima dell’invio del materiale. In questa prima fase interlocutoria, il compito dell’ufficio stampa è spiegare nel dettaglio l’importanza della notizia e ricevere l’assenso da parte del giornalista al rispetto delle tempistiche di embargo.

L’utilizzo del comunicato stampa sotto embargo non può essere certamente casuale. Dietro la sua programmazione e realizzazione deve esserci una strategia calibrata in ogni dettaglio. Per questo motivo è importante rivolgersi a dei professionisti della comunicazione d’impresa: in Master Communication troverai un team tanto attento quanto competente, pronto a dar voce alla tua attività. Contattaci per una consulenza!