Media list, cos’è e come crearne una efficace?

Per chi lavora nel mondo delle PR i contatti rappresentano la linfa vitale della propria attività. Tuttavia, il successo di una strategia comunicativa non dipende solo dal contatto giusto al momento giusto, ma è anche una questione di metodo e organizzazione. Per tale motivo è doveroso costruire al meglio una media list. Di cosa si tratta e come renderla davvero efficace?

Certamente la media list non è una semplice rubrica: nasce da un lavoro di analisi approfondito, di selezione e segmentazione. Inoltre, è fondamentale anche aggiornarla costantemente. Nelle prossime righe osserveremo tutti i dettagli necessari per impostarla al meglio.

Che cos’è una media list?

Partiamo dalla definizione di media list. Si tratta di una raccolta organizzata di contatti rilevanti per le attività di PR e ufficio stampa. Può contenere al suo interno:

• giornalisti;
• redattori;
• freelance;
• blogger;
• influencer;
• esperti su un determinato settore o tematica.

Una media list efficace consente di inviare i contenuti a cui dare visibilità ai destinatari più adatti. Un comunicato stampa, così come la promozione di un nuovo progetto di un’azienda o organizzazione, devono arrivare a quei referenti interessati realmente all’argomento proposto e che si rivolgono a un pubblico coerente con i valori del brand. In sostanza, una media list riduce la dispersione e aumenta la pertinenza.

Perché è importante?

Uno dei vantaggi principali di avere una media list è evitare gli invii generici e poco rilevanti, che rischiano di essere ignorati e, cosa ancor più rischiosa, di compromettere la qualità della relazione con i media.

Dal punto di vista pratico la media list consente di:

• pianificare al meglio l’outreach, ovvero organizzare in modo strategico come, quando e a chi inviare una comunicazione;
• assegnare priorità ai contatti;
• adattare il messaggio in base alla testata, al ruolo del giornalista e al contesto editoriale.

Tuttavia, va sottolineato che la sua funzione non si limita solo alla distribuzione dei contenuti ai media più adatti. Uno degli aspetti più rilevanti è la possibilità di costruire continuità nelle relazioni.
La media list si trasforma nel tempo in un vero e proprio patrimonio informativo che aiuterà l’agenzia di PR e l’ufficio stampa a consolidare una preziosissima rete di interlocutori.

Come creare una media list efficace?

Nei paragrafi precedenti abbiamo osservato le funzioni e le potenzialità di una media list, ma come costruirla nella pratica? Qui di seguito, tutti gli step per realizzarla.

Definire gli obiettivi e il pubblico

Prima ancora di cercare i contatti, bisogna definire il contesto. La costruzione della lista deve partire dagli obiettivi di comunicazione e dal pubblico di riferimento. Ogni tipo di comunicazione si riferisce a un media specifico. Ad esempio, una notizia locale potrà interessare le testate giornalistiche del territorio, mentre il lancio di un nuovo prodotto sarà più in linea con un magazine di settore.

Avere chiaro che cosa si vuole comunicare aiuta a capire quali canali presidiare e quali figure coinvolgere. Allo stesso modo, conoscere il target consente di individuare testate e professionisti che parlano realmente a quel pubblico. Senza questo passaggio preliminare, la media list rischia di perdere completamente la sua efficacia.

Mappare il panorama mediatico

Una volta definiti obiettivi e target, è utile passare alla mappatura del panorama mediatico. Significa osservare quali testate, piattaforme e voci siano rilevanti per il tema trattato e capire come si distribuiscono.

Mappare il contesto significa anche individuare nicchie editoriali, rubriche specifiche e professionisti che, pur non appartenendo a testate di grande visibilità, possono essere molto adatti per determinati contenuti. In molti casi, proprio i canali più verticali risultano i più pertinenti.

La ricerca dei contatti

Ora arriviamo alla ricerca vera e propria dei contatti. Il mondo digitale viene indubbiamente in nostro soccorso. I motori di ricerca, le testate online e anche i social consentono di individuare facilmente giornalisti, esperti di settore o influencer pertinenti alla nostra comunicazione.

Tra i social, uno di quelli più utili è Linkedin. Infatti, attraverso la piattaforma dedicata ai professionisti è possibile verificare i ruoli e le specializzazioni, ma soprattutto tenere sott’occhio gli aggiornamenti professionali e eventuali cambi di testata.

A queste fonti si aggiungono i database e le piattaforme specializzate, che dietro il pagamento di un servizio di abbonamento, forniscono l’accesso a liste di contatti “preconfezionate”. Il consiglio è però quello di costruire i contatti direttamente sul campo: solo così si potranno instaurare relazione tanto durature quanto proficue.

La selezione dei contatti

Abbiamo già osservato come una media list efficace sia piuttosto eterogenea: al suo interno sono presenti non solo giornalisti, ma anche esperti di settore, influencer, stakeholder, creator e così via. In base a quali caratteristiche dovrebbero essere selezionati?

Il mantra è “qualità prima della quantità”. Una lista molto estesa ma poco profilata spesso produce risultati inferiori rispetto a una selezione più ristretta e accurata. La vera media list privilegia la rilevanza. Ogni nominativo dovrebbe avere una ragione precisa per essere inserito: trattare un certo settore, lavorare per una testata pertinente, avere un pubblico interessante per il progetto o rappresentare un interlocutore significativo rispetto alla notizia da diffondere. 

Segmentare la media list

Una media list funziona davvero solo se è ben organizzata. Segmentare il database permette di consultarlo con rapidità e di selezionare di volta in volta i contatti più adatti. 

La media list può essere suddivisa in gruppi in base a:

• la tipologia di media;
• il settore;
• l’area geografica;
• gli argomenti trattati;
• il livello di priorità;
• la finalità dell’invio.

Le informazioni da inserire nella media list

Ogni nominativo all’interno di una media list deve contenere:

• nome e cognome;
• testata o piattaforma di riferimento;
• ruolo;
• email;
• numero di telefono.

Questi appena elencati sono gli elementi che non possono assolutamente mancare. Per rendere la media list ancora più dettagliata si possono aggiungere i profili social, gli ambiti di interesse, gli articoli pubblicati, la frequenza con cui tratta determinati argomenti e eventuali note operative.

Tutto ciò migliora l’efficacia della media list. Non basta sapere come raggiungere un contatto: bisogna anche capire perché chiamarlo e con quale taglio.

Quanto è importante aggiornare la media list?

Una media list è efficace solo se viene aggiornata con regolarità. I contatti cambiano ruolo, testata, recapiti e aree di competenza. Allo stesso tempo, il panorama dei media è in continua trasformazione: nascono nuove realtà, così come emergono nuove figure e nuovi approcci alla comunicazione.

Per tale motivo la media list dovrebbe essere rivista costantemente. Il team all’interno dell’agenzia di PR deve essere reattivo alle variazioni nel panorama comunicativo. Al tempo stesso, risulta particolarmente utile fissare un momento di revisione periodica della lista. In questo modo tutto il team può essere aggiornato sull’evoluzione della media list.

In Master Communication coltiviamo giorno dopo giorno i nostri contatti. Pur avvalendoci di database e ricerche sulle piattaforme accessibili, abbiamo una media list di nostra proprietà che teniamo costantemente aggiornata. Inoltre, abbiamo un nostro software proprietario che ci consente di confrontarla con quelle “pubbliche”.

La nostra media list è per noi un organismo “vivo”, proprio perché si alimenta delle relazioni che quotidianamente intratteniamo con giornalisti, redazioni, esperti e comunicatori. Crediamo fortemente che l’elemento imprescindibile per un’attività di PR e ufficio stampa sia la relazione umana reale. In fondo, sono le connessioni vere quelle che permettono di costruire una comunicazione di successo. Se anche tu desideri dare risalto alla tua attività e al tuo brand, contattaci per una consulenza.