Press tour, a cosa serve e come organizzarlo?

Le vie della comunicazione sono pressoché infinite! Tra le tante attività organizzate da un’agenzia di PR, il press tour, detto anche viaggio stampa, rappresenta indubbiamente una delle esperienze con il più alto tasso di coinvolgimento. Ma a cosa serve e quando organizzarlo?

Nelle prossime righe proveremo a rispondere a tutti i quesiti che ruotano intorno al press tour, soffermandoci ovviamente anche su tutti i vantaggi che potrebbe determinare all’interno di una strategia comunicativa.

Che cos’è un press tour?

Cominciamo questo “viaggio” proprio dalla definizione di press tour. Si tratta di un’attività di pubbliche relazioni finalizzata all’organizzazione di un evento esperienziale rivolto a giornalisti, blogger, content creator e sempre più spesso anche a influencer. L’obiettivo di un viaggio stampa è far conoscere un prodotto o un servizio, ma anche un territorio o un progetto, in maniera completamente immersiva. In sostanza, il press tour fa toccare con mano ai media ciò che un’azienda vuole promuovere e raccontare.

Nella pratica il press tour è un vero e proprio viaggio organizzato pensato per coinvolgere a 360° i partecipanti. I giornalisti e tutti gli altri “inviati” durante il tour produrranno reportage, recensioni e altri contenuti editoriali che serviranno a dare risalto all’esperienza vissuta e di conseguenza anche al brand organizzatore.

Quali sono le tipologie di press tour?

Una delle caratteristiche del press tour è la sua versatilità: può assumere modalità diverse a seconda del contesto e dei destinatari. Osserviamo, allora, le tipologie più diffuse.

Press tour territoriali

Questo format è pensato per raccontare un territorio e valorizzarlo in chiave turistica e culturale. Il viaggio si articola lungo luoghi e itinerari capaci di raccontare tradizioni e peculiarità locali. In questa tipologia di press tour vengono coinvolti giornalisti specializzati in viaggi, lifestyle, cultura e tempo libero.

La scelta non è certamente casuale: sono tutti professionisti in grado di narrare l’identità del luogo inteso come sistema complesso di relazioni con le sue valenze naturali, sociali, enogastronomiche, culturali, architettoniche e così via.

Press tour aziendali

Alcuni press tour sono pensati per mostrare cosa accade “dietro le quinte” di una realtà imprenditoriale. Imprenditori e manager mostrano come si sviluppano i processi produttivi all’interno degli stabilimenti. I media hanno l’opportunità di “toccare con mano” le informazioni fornite dall’ufficio stampa e di approfondire con le persone che lavorano quotidianamente in azienda. Il press tour permette in un certo senso di accorciare le distanze tra il pubblico e il brand mostrando il lato più “umano” di quest’ultimo.

Questa modalità rappresenta uno delle migliori modalità per raccontare l’heritage industriale e le grandi storie imprenditoriali del Made in Italy, così come l’innovazione, l’mpegno sociale e in generali il sistema valoriale dell’impresa.

Press tour culturali

I press tour si sposano perfettamente anche con eventi culturali, come mostre, festival e inaugurazioni di musei. Solitamente, questo genere di visite organizzate viene effettuato prima dell’apertura ufficiale, fornendo ai media una preview esclusiva e l’opportunità di interagire con curatori e artisti.

Gli articoli prodotti da magazine d’arte e testate culturali diventano il mezzo per creare hype intorno all’evento culturale e creare quella giusta dose di aspettative per stimolare l’interesse e la curiosità del pubblico.

Press tour promozionale

Non possono mancare ovviamente i press tour concepiti per un lancio di un prodotto, soprattutto nell’ambito tecnologico e del design. Qui, si invita un gruppo selezionato di media per offrire loro un’esperienza diretta di utilizzo del prodotto in fase di lancio.

L’obiettivo è generare in anteprima articoli e recensioni, ma anche contenuti social pensati per coinvolgere le fasce di pubblico più giovani. Proviamo a pensare al lancio di un nuovo smartphone: per teenager e ventenni i social rappresentano spesso il principale canale per informarsi sulle novità tecnologiche.

Come organizzare un press tour?

È arrivato il momento di mettere le “mani in pasta” e guardare da vicino come si organizza un press tour. Indubbiamente, non è qualcosa che si improvvisa: la realizzazione di un viaggio stampa richiede tempo, contatti e ovviamente competenze.

Definire l’obiettivo

Prima ancora di definire la location e decidere a chi elargire gli inviti, è essenziale stabilire un obiettivo di comunicazione ben preciso. Il ventaglio di possibilità è ampio:

• aumentare la notorietà del brand;
• lanciare un nuovo prodotto;
• valorizzare un territorio;
• posizionare un progetto su una determinata linea narrativa.

Senza un obiettivo ben preciso, il press tour rischia di diventare un’attività slegata che non generera un racconto coerente e degno di nota.

Selezionare gli invitati

La selezione degli invitati potremmo definirla un’attività “chirurgica”. Non serve “riempire il pullman”, ma piuttosto costruire un gruppo calibrato, a volte anche di sole poche persone, dove ogni presenza sia funzionale alla visibilità desiderata. Qui, il ruolo dell’agenzia di PR è fondamentale: conosce le testate giuste e i linguaggi utilizzati dai giornalisti e dai creator che verranno coinvolti.

Progettare il programma

Definire il programma del press tour è probabilmente la fase più complessa e anche quella che determinerà il successo della strategia comunicativa. Il programma non deve essere solo funzionale agli obiettivi preposti, ma inserito in una narrazione fluida capace di coinvolgere gli invitati e accompagnarli alla scoperta del tema centrale. L’esperienza deve colpire nel segno evitando tempi morti e suscitando curiosità e momenti di riflessione da parte dei partecipanti.

Press Kit

I giornalisti devono però essere anche adeguatamente informati sull’esperienza che vivranno. Qui, entra in gioco il press kit caratterizzato da cartelle stampa, schede prodotto e contatti utili a fornire agli invitati una visione d’insieme sull’esperienza chiara e sintetica.

Logistica

Così come in un viaggio organizzato, anche in un tour press la parte logistica può influire notevolmente sul suo successo. La sistemazione in hotel, l’organizzazione dei transfer, i pasti nelle pause rappresentano tutti elementi che contribuiscono alla percezione dell’esperienza vissuta. Nessun dettaglio deve essere lasciato al caso: la cura dei particolari rafforza la credibilità dell’organizzazione e al tempo stesso contribuisce alla “memorabilità” dell’evento.

Relazioni

Durante il tour, è importante presidiare la relazione. Non basta accompagnare i partecipanti da un luogo all’altro: serve ascoltare le loro curiosità e esigenze per poi rispondere adeguatamente. Per tale motivo è essenziale la presenza di PR, portavoce e responsabili di progetto pronti a interagire in modo competente e autentico.

La finalità non è vendere qualcosa, ma accompagnare i media in un viaggio di scoperta. La qualità delle interazioni consolida la fiducia dei partecipanti verso il brand.

Follow up

Ultimo, ma non meno importante aspetto nell’organizzazione di un press tour, è il follow-up. In cosa consiste?

Significa ringraziare i partecipanti, condividere con loro materiali aggiuntivi e restare disponibili per eventuali approfondimenti. Per valutare il successo del press tour è poi indispensabile monitorare le pubblicazioni. Le attività di follow up servono a consolidare le relazioni con i media. Infatti, il press tour può diventare l’occasione per collaborazioni future e nuove opportunità di visibilità.

Quali sono i vantaggi di un press tour?

Il press tour, se rispetta tutti gli elementi organizzativi citati nei paragrafi precedenti, può generare importanti vantaggi per un brand. Quali sono?

Copertura mediatica non convenzionale

Un press tour permette di ottenere una copertura mediatica differente rispetto al classico comunicato stampa. Il giornalista, vivendo in prima persona ciò che dovrà raccontare, è messo nella condizione ideale per produrre contenuti. tanto coinvolgenti quanto originali. con un maggior livello di approfondimento. L’esperienza diventa quindi la base per una narrazione più autentica che tendenzialmente avrà un impatto maggiore sul pubblico.

Consolidamento delle relazioni

Lo abbiamo già sottolineato precedentemente: il press tour aiuta a consolidare le relazioni con i media. Il tempo trascorso insieme favorisce un’interazione più diretta e informale, creando le basi per un rapporto professionale di lungo periodo. La dimensione relazionale diventa un fattore determinante per imbastire attività future.

Orientare il messaggio

Il press tour è uno strumento fortemente strategico, in quanto offre la possibilità di controllare e orientare il messaggio. La scelta degli itinerari e dei contenuti da mostrare consente agli organizzatori di creare una narrazione capace di esaltare ciò che davvero conta per il brand. In sostanza, si incanala l’attenzione dei partecipanti in un percorso studiato strategicamente per raggiungere quegli obiettivi di comunicazione che sono alla base dell’organizzazione del tour stesso.

Presidiare più canali comunicativi

Secondo gli obiettivi e il contesto, i partecipanti ai press tour possono essere giornalisti, video maker, blogger, content creator e anche podcaster. Di conseguenza, il racconto non si limiterà alla carta stampata e al Web, ma si riverserà anche sui social. Così facendo si potranno raggiungere pubblici diversificati e moltiplicare l’esposizione del brand in modo naturale.

In Master Communication siamo professionisti nel valorizzare le storie di aziende e organizzazioni di varia tipologia. Abbiamo organizzato numerosi press tour ed eventi stampa. Affidati alla nostra agenzia di PR e ufficio stampa per dare voce alla tua attività. Contattaci per una consulenza: il nostro team è pronto a progettare la migliore strategia di comunicazione possibile per il tuo brand.