Press Kit, a cosa serve e come organizzarlo?

Il press kit non è un semplice archivio di materiali: è una risorsa essenziale per facilitare la relazione con i media e valorizzare l’identità di un brand. Quali sono le sue caratteristiche e perché la tua azienda dovrebbe includerlo nella propria strategia comunicativa?

Nelle prossime righe analizzeremo nel dettaglio la sua struttura e le sue finalità soffermandoci su tutte le buone pratiche necessarie per realizzare un press kit efficace e dare risalto alla tua comunicazione d’impresa.

Che cos’è un press kit?

Il press kit, noto anche come cartella stampa, è una raccolta organizzata di informazioni e materiali pensata principalmente per i giornalisti, ma consultabile anche da stakeholder come partner, clienti e investitori.

Un tempo rappresentava perlopiù un dossier cartaceo che veniva distribuito durante conferenze stampa ed eventi. Nonostante continui a esistere sotto questa veste, oggi il press kit è sempre più digitalizzato ed è quasi sempre disponibile online come:

• una sezione dedicata all’interno del sito web;
• una raccolta di materiali scaricabili.

Il press kit rappresenta per i media una fonte ufficiale dell’azienda a cui attingere per reperire informazioni sempre corrette. Per questo motivo, dovrebbe essere sempre accessibile e costantemente aggiornato.

A cosa serve un press kit?

Abbiamo già sottolineato quanto il press kit sia un valido alleato per facilitare le relazioni con i media. Tuttavia, la cartella stampa assolve diverse funzioni: diamo un’occhiata alle principali.

Facilitare il lavoro dei giornalisti

Una delle finalità del press kit è semplificare la vita ai giornalisti. Le redazioni operano spesso con tempi ristretti e sono “bombardate” da comunicazioni continue. Il press kit offre una disponibilità immediata di informazioni ufficiali, materiali visivi e contatti diretti.

In sostanza, viene fornita alla redazione una panoramica completa sull’azienda, la quale può essere utile per accelerare la produzione di contenuti e minimizzare il rischio di interpretazioni imprecise. Si tratta di un materiale ragionato e verificato. Se il giornalista si fida dell’ufficio stampa che invia il press kit, lo riterrà una fonte affidabile.

Offrire una narrazione coerente

Il press kit è uno strumento di regia narrativa. Come già sottolineato nel paragrafo precedente, la cartella stampa fornisce una panoramica sul brand permettendo di costruire un racconto coerente con la propria identità aziendale.

Senza la sua presenza i media potrebbero attingere a informazioni frammentarie o non aggiornate. Il press kit, invece, concentra in un unico spazio tutti gli elementi utili a comprendere chi è l’azienda, cosa fa e quali sono i suoi obiettivi. Tutto ciò contribuisce a rafforzare il posizionamento del brand e a consolidarne l’immagine pubblica nel tempo.

Aumentare la copertura mediatica

Mettere a disposizione un press kit completo e facilmente consultabile può incidere direttamente sulla probabilità di ottenere visibilità sui media. Quando un giornalista trova rapidamente tutto ciò che serve è più incline a considerare l’azienda come una fonte affidabile. Inoltre, la presenza di comunicati stampa aggiornati e di una rassegna delle pubblicazioni già ottenute rafforza ulteriormente la percezione di autorevolezza.

Reputazione e credibilità

La trasparenza e la completezza delle informazioni inserite nel press kit favoriscono la costruzione della fiducia intorno al brand. Il suo aggiornamento costante dimostra attenzione verso i media e professionalità nella gestione della comunicazione.

L’inserimento di una rassegna stampa, così come la citazione di premi ricevuti e case study, rafforza l’immagine dell’azienda come soggetto credibile e strutturato. Non si tratta solo di presentare ciò che l’azienda fa, ma di mostrare anche come viene percepita all’esterno.

Che cosa inserire in un press kit?

Ribadiamolo ancora una volta: un press kit non si limita a raccogliere documenti. L’obiettivo è costruire un percorso informativo chiaro e coerente. Ogni sezione, infatti, deve rispondere a una esigenza concreta dei media. Osserviamo allora quali elementi non dovrebbero mai mancare al suo interno.

Mission aziendale

La sezione introduttiva rappresenta il punto di accesso al brand. In questo punto l’azienda racconta la propria identità, spiegando:

• come e perché è nata;
• quale problema intende risolvere;
• quali sono la sua visione e i suoi obiettivi;
• quali valori guidano le sue scelte.

L’introduzione si deve conformare come una narrazione strutturata utile a far comprendere ai giornalisti il contesto in cui l’impresa opera.

Il team

Oltre alla dimensione istituzionale presente nella sezione introduttiva, è al tempo stesso importante dare risalto alla componente umana dell’azienda. Per tale motivo il press kit può contenere anche le biografie del management e del team, che aiutano a dare profondità al racconto aziendale.

La presentazione delle persone in azienda da un lato umanizza il brand e dall’altra sottolinea le competenze e l’esperienza del team.

Prodotti e servizi

Un’altra sezione centrale del press kit è quella riguardante l’offerta dell’azienda. Qui, è necessario fornire una descrizione chiara dei prodotti o servizi, mettendo in evidenza caratteristiche e vantaggi. La comunicazione deve essere orientata alla comprensione immediata: il giornalista deve poter individuare rapidamente ciò che rende l’azienda interessante. A tal fine è particolarmente utile l’inserimento di dati, statistiche o elementi grafici per supportare la narrazione.

Media gallery

La sezione dedicata ai materiali multimediali è una di quelle più consultate dai giornalisti. I contenuti devono essere impeccabili e contraddistinti da un’ottima qualità. Una media gallery ben organizzata può includere:

• loghi in diversi formati;
• fotografie istituzionali in alta risoluzione;
• immagini del team e del management;
• visual dei prodotti;
• eventuali video di supporto.

La qualità e la varietà delle risorse visive incidono direttamente sulla percezione del brand. Inoltre, fornire materiali pronti all’uso significa agevolare il lavoro dei media e ridurre il rischio di utilizzo di immagini non ufficiali.

Comunicati stampa

Un press kit completo dovrebbe ospitare una raccolta aggiornata di comunicati stampa. Questi offrono ai media l’opportunità di:

• ricostruire l’evoluzione dell’azienda nel tempo;

• accedere a dichiarazioni ufficiali;
• comprendere le iniziative più recenti.

Rassegna stampa

L’inserimento nel press kit di articoli e interviste riguardanti l’azienda accresce indubbiamente il valore reputazionale del brand. La rassegna stampa è una prova concreta dell’interesse che l’azienda ha già suscitato nei media. Per un giornalista, vedere che altri professionisti hanno già trattato l’argomento può costituire un elemento di fiducia.

Case study

I case study, quando disponibili, sono particolarmente utili per consolidare l’immagine dell’azienda e la posizione ricoperta nel proprio settore di riferimento. Infatti, mostrano in modo concreto l’impatto dei prodotti e servizi offerti accrescendo ulteriormente la credibilità del brand.

Contatti

In ogni press kit che si rispetti non può assolutamente mancare una sezione dedicata ai contatti sempre aggiornata e facilmente individuabile. Al suo interno devono essere indicati:

• indirizzo email per la stampa;
• eventuali riferimenti telefonici;
• link ai profili social ufficiali.

Gli aspetti da non sottovalutare

Il press kit rappresenta il “biglietto da visita” dell’azienda. Di conseguenza, deve essere perfettamente allineato con l’identità aziendale. Tutto deve essere coerente con il posizionamento del brand, a partire dal tone of voice fino ad arrivare alle grafiche. Una comunicazione disallineata rischia di generare confusione. Al contrario, una narrazione uniforme rafforza la riconoscibilità dell’azienda e la sua immagine pubblica.

Abbiamo più volte sottolineato quanto il press kit faciliti le relazioni con i media. Per riuscire in questo intento però deve evitare testi eccessivamente lunghi e privilegiare la sintesi. La chiarezza espositiva rende immediatamente intellegibile chi è l’azienda e che cosa fa.

Rimanendo in tema di comprensibilità, il press kit deve essere facilmente navigabile, soprattutto nelle sue versioni online. Le sezioni che lo caratterizzano devono risultare facilmente identificabili, così come devono essere ottimizzate per i device su cui verranno fruite. I contenuti digitali vengono ormai consultati soprattutto da mobile: anche un press kit richiede una progettazione in ottica responsive.

Un esempio di press kit

Per rendere tutto più chiaro osserviamo un esempio di press kit ben riuscito, come quello di Live Nation, organizzazione internazionale dedicata a eventi e concerti. Sul suo sito è presente la sezione “newsroom” che è stata progettata come un vero e proprio hub informativo dinamico. La struttura non si limita a raccogliere comunicati stampa, ma integra contenuti testuali e visuali in modo coerente con la natura del brand.

Uno degli elementi distintivi è l’attenzione alla componente visiva. Le immagini degli eventi, dei palchi e delle produzioni assumono un ruolo centrale per trasmettere immediatamente l’identità dell’azienda. Si tratta di un approccio coerente con il settore di riferimento: per un’organizzazione che produce spettacoli dal vivo, la forza dell’immagine diventa una parte integrante della narrazione.

La press page è organizzata in modo da consentire un accesso rapido alle informazioni più recenti. I comunicati e gli aggiornamenti sono facilmente individuabili, mentre le risorse multimediali risultano disponibili in formati adeguati alla pubblicazione.

Il press kit è uno dei migliori strumenti per costruire una relazione duratura con i media. Per realizzarlo nel migliore dei modi affidati a dei professionisti del settore. In Master Communication troverai un team competente e dinamico pronto a raccontare il tuo brand nel migliore dei modi possibili: contattaci per una consulenza.