Conferenza stampa, a cosa serve e quando organizzarla

La conferenza stampa è indubbiamente uno degli strumenti comunicativi con maggior impatto mediatico. Le telecamere puntate, i flash dei fotografi e i botta e risposta con i giornalistici conferiscono all’evento un’aura particolare: si ha spesso e volentieri la sensazione che dalle dichiarazioni possa emergere il tanto atteso scoop. Tuttavia, la conferenza stampa può essere indetta solo a determinate condizioni. Quali?

Nelle prossime righe osserveremo da vicino tutti gli step e gli elementi da prendere in considerazione per la sua organizzazione. Al tempo stesso cercheremo di fare chiarezza sugli obiettivi di comunicazione che si celano dietro la sua preparazione e capiremo anche perché in certi casi la conferenza stampa andrebbe evitata.

A cosa serve una conferenza stampa?

La definizione base di conferenza stampa la inquadra come un evento informativo organizzato per comunicare una notizia ai media. Possono convocarla:

• aziende;
• enti pubblici;
• istituzioni;
• realtà culturali;
• associazioni
• personalità;
• organizzazioni pubbliche e private;
• società sportive.

La sua finalità è riunire in un unico luogo una platea di giornalisti e media target per esporre loro una notizia o posizione ufficiale, offrendo contestualmente una serie di dichiarazioni che dovrebbero portare alla pubblicazione di articoli e servizi. 

A differenza del comunicato stampa, permette un confronto diretto e crea un momento ufficiale di incontro tra soggetto emissario e pubblico. I giornalisti possono ascoltare i relatori e fare domande raccogliendo elementi aggiuntivi per raccontare la notizia in modo più completo e approfondito.

Fin qui tutto vero, ma quando una conferenza stampa è veramente utile?

Quando ciò che si vuole comunicare è qualcosa di veramente notiziabile, ovvero può generare un reale interesse per le testate giornalistiche invitate all’evento mediatico. È importante sottolineare che una conferenza stampa non viene indetta per fare pubblicità. Certo, può migliorare la visibilità e la percezione di un brand, ma ha senso solo quando si propone un contenuto realmente di valore pensato per il pubblico dei media invitati.

Quando organizzare una conferenza stampa?

Uno dei migliori parametri per comprendere se sia utile o meno organizzare una conferenza stampa, è verificare se la notizia proposta rifletta i criteri di notiziabilità utilizzati dagli stessi giornalisti per selezionare una news.

Le domande da porsi sono: 

• La notizia presenta degli elementi di novità?
• Comunica qualcosa di utile?
• Ha un impatto e genera un interesse per un determinato pubblico?

Proviamo allora a fare degli esempi di potenziali notizie da conferenza stampa per rendere il tutto più chiaro. Tra queste rientrano il lancio di un prodotto o servizio davvero innovativo che possa cambiare le abitudini di una fetta di consumatori. Al tempo stesso, possiamo annoverare la presentazione di una ricerca con risultati significativi o un’operazione societaria rilevante.

Tra i buoni motivi per organizzare una conferenza stampa inseriamo anche le brutte notizie, che, purtroppo, sono quelle che attirano maggiormente l’attenzione mediatica, come ad esempio, situazioni di crisi che richiedono una presa di posizione pubblica da parte del management.

Al contrario, se il contenuto da proporre è debole, non andrebbe organizzata alcuna conferenza stampa. I giornalisti ricevono decine di inviti al giorno e li accettano solo quando la notizia proposta rientra veramente tra le priorità.

Abusare di questo strumento può danneggiare la credibilità dell’organizzatore e rendere più difficile coinvolgere i giornalisti in futuro. Una conferenza poco utile e scarsamente partecipata può produrre un effetto negativo sulle relazioni con la stampa.

Come organizzare una conferenza stampa?

Passiamo ora agli aspetti pratici. Innanzitutto, è doveroso sottolineare quanto l’organizzazione di una conferenza stampa richieda metodo. Dopo aver valutato attentamente il potenziale della notizia è necessario selezionare le testate giornalistiche adatte a dare risalto ai contenuti proposti.

La media list

Bisogna essere in possesso di una media list progettata per raggiungere i propri obiettivi di comunicazione. Non basta inviare l’invito a molti contatti: bisogna selezionare i giornalisti giusti.

La lista degli invitati deve essere coerente con il tema della conferenza. Se si parla di un’iniziativa culturale, saranno rilevanti le redazioni cultura, le testate locali e i giornalisti che seguono eventi e territorio. Se si comunica un cambiamento societario, potranno essere coinvolti giornalisti economici, media specializzati e testate di settore. 

L’invito

L’invito alla conferenza stampa è il primo elemento attraverso il quale il giornalista valuterà se partecipare o meno. Deve essere sintetico, chiaro e abbastanza interessante da far percepire il valore della notizia.

Gli elementi che non possono assolutamente mancare al suo interno sono:

• oggetto della conferenza; 
• data; 
• orario; 
• luogo; 
• relatori; 
• breve descrizione del tema; 
• contatto per confermare la presenza. 

Nella pratica, l’invito serve per fornire informazioni sufficienti per generare interesse, senza anticipare tutti i dettagli. È tutta una questione di equilibrio: deve emergere il motivo per cui varrà la pena esserci. 

Recall

L’invito va inviato con il giusto anticipo, in modo che i giornalisti possano organizzare agenda e spostamenti. Dopo l’invio, è opportuno prevedere un’attività di recall.

Questa serve a verificare che la comunicazione sia stata ricevuta, raccogliere eventuali conferme e rispondere a domande sul tema dell’incontro. Ovviamente, l’attività di recall non deve essere effettuata in maniera insistente, ma assolutamente professionale.

A ridosso dell’evento è anche utile inviare un promemoria con le informazioni principali: orario, sede, tema e relatori.

Data, orario e durata

Data, orario e durata incidono sulla partecipazione. Una conferenza stampa deve essere organizzata tenendo conto dei ritmi delle redazioni.

La fascia oraria più adatta è la tarda mattinata, generalmente tra le 11:00 e le 12:00. Si tratta di un orario strategico, in quanto consente ai giornalisti di partecipare, raccogliere il materiale e avere nel pomeriggio il tempo per scrivere la notizia e lanciarla eventualmente sulle proprie testate.

I giorni centrali della settimana sono di solito i più indicati. Martedì, mercoledì e giovedì risultano più funzionali rispetto al lunedì o al venerdì, perché sono meno vicini al fine settimana e più adatti alla programmazione editoriale.

La durata deve essere contenuta. Una conferenza stampa efficace dovrebbe restare tra i 30 e i 45 minuti con uno spazio finale per le domande. 

La location

La location non è un semplice dettaglio logistico, ma una parte integrante della comunicazione. Il luogo scelto deve essere coerente con il messaggio, facilmente raggiungibile e adeguato al numero di partecipanti previsto.

Può trattarsi della sede aziendale, di una sala conferenze, di uno spazio istituzionale, di una dimora storica o di un luogo simbolico legato al tema della notizia. Anche le dimensioni contano. Una sala troppo grande, se poco riempita, può dare una percezione negativa. Una sala troppo piccola, invece, può creare disagio e rendere difficile il lavoro dei giornalisti.

Relatori

I relatori vanno scelti ovviamente in base al tema trattato: devono essere autorevoli, preparati e in grado di rispondere alle domande dei giornalisti.

In una conferenza aziendale possono intervenire l’amministratore delegato, il responsabile di progetto, così come un referente tecnico. In altri casi, può essere utile coinvolgere figure istituzionali. Queste ultime aumentano l’interesse dei media, soprattutto quando la notizia ha una ricaduta pubblica.

Press kit

I materiali stampa sono essenziali per facilitare il lavoro dei giornalisti. Il press kit della giornata deve essere preparato con massima cura. Al suo interno possono essere presenti:

• comunicato stampa;
• schede di approfondimento;
• informazioni aziendali;
• profilo dei relatori;
• immagini;
• contatti dell’ufficio stampa.

Cosa fare il giorno della conferenza stampa?

Il successo di una conferenza stampa si costruisce partendo dall’accoglienza dei giornalisti. È utile predisporre un punto accrediti dove registrare nome, testata e contatti. Qui, gli assistenti predisposti forniranno anche la cartella stampa.

In molte conferenze stampa si presta anche attenzione a organizzare un piccolo spazio catering dove i giornalisti possano sgranocchiare qualcosa e bere un caffè prima dell’inizio. Questo momento pre-conferenza può essere utile per fare due chiacchiere informali e per imbastire nuove relazioni con i media.

Durante l’incontro poi, è importante rispettare gli orari, seguire la scaletta e mantenere gli interventi chiari. Ogni relatore dovrebbe concentrarsi sul proprio contributo, evitando divagazioni o sovrapposizioni. Infine, è importante lasciare il giusto spazio alle domande e a eventuali interviste singole di approfondimento.

Cosa fare dopo la conferenza stampa?

Il post-conferenza è decisivo per valorizzare il risultato e consolidare il rapporto con i media. La prima attività da fare è inviare una mail di ringraziamento ai giornalisti presenti e rendersi disponibili per eventuali chiarimenti e dichiarazioni integrative.

Nei giorni successivi bisogna monitorare le pubblicazioni attraverso la rassegna stampa, in maniera tale da valutare la copertura ottenuta dalla notizia. Questa attività non serve solo a misurare il risultato, ma anche a consolidare le relazioni con i giornalisti.

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